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Charte d'utilisation des médias sociaux (MS)

Charte d'utilisation des médias sociaux

INTRODUCTION

L'Institut universitaire de cardiologie et de pneumologie de Québec - Université Laval1 s'est positionné sur les médias sociaux2 (MS) tels que Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn, etc. et diffuse de l'information sur le fil à grande mobilité RSS. Toutes ces plateformes sont accessibles via Internet et provoquent un engouement réel chez les jeunes que nous désirons attirer dans notre centre universitaire.

Ces outils de communication contribuent également à l'amélioration du climat social par une mise en valeur de la qualité du travail effectué par notre personnel. Quant à elles, les différentes activités médiatiques organisées et diffusées à faible coût sur les MS visent à augmenter le rayonnement de l'organisation, reflétant notre souci d'être au service de la communauté. Grâce aux MS, notre établissement est plus que jamais un centre attractif pour de nouvelles recrues et stimulant pour notre personnel.

1) IUCPQ ou l'Institut.

2) Médias sociaux (MS) ou réseaux sociaux.

CADRE D'UTILISATION

L'utilisation des MS est donc encouragée à des fins professionnelles mais proscrite sur les heures de travail à des fins personnelles pour l'ensemble du personnel de l'Institut. D'ailleurs, l'accès aux MS n'est pas accessible à partir d'une station informatique située à l'intérieur de l'établissement. Bien que l'Institut effectue une vigie des médias traditionnels et sociaux, il invite tout employé à contacter le responsable des communications et des relations publiques dans le cas où celui-ci constate la présence d'informations qui enfreindraient les lois, règlements ou politiques énoncés ci-dessous (voir section intitulée "Fondement").

Cette charte a pour principal objectif de s'assurer que tout utilisateur participant aux MS de l'Institut y contribue dans le respect, d'une façon pertinente et courtoise.

FONDEMENT

Cette charte repose, entre autres, sur différentes assises normatives, notamment:

  • Les articles 4, 5, 6 et 9 de la Charte des droits et libertés de la personne, L.R.Q., c. C-12;
  • La Loi sur les services de santé et les services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, quant aux règles de confidentialité (art. 19) et au respect des droits des usagers (art. 3);
  • La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q., c. A-2.1;
  • Les articles 3, 35, 36, 1463, 2085 et 2088 du Code civil du Québec, L.Q. 1991, c. 64;
  • Le Code des professions, L.R.Q., c. C-26 et les codes de déontologie des divers professionnels de l’établissement, au sens de l’annexe I de ce Code;
  • Le Code d’éthique de l’établissement;
  • La politique de confidentialité interne du règlement 40 de l’établissement intitulée Règlement relatif à la sécurité des actifs informationnels.

L’accès aux médias sociaux à l’extérieur de l’établissement

L’établissement ne peut empêcher l’accès aux médias sociaux à ses utilisateurs lorsque cet accès est fait à l’extérieur de l’établissement, car chacun d’entre eux est titulaire du droit à la liberté d’expression. Par contre, chaque utilisateur  a le devoir de respecter la confidentialité de certains renseignements détenus par l’établissement, d’utiliser les informations avec rigueur et d'agir en toute loyauté envers ce dernier. De plus, aucun individu ne peut créer une page (ou un groupe) en utilisant le nom et/ou le logo de l'IUCPQ, et ce, sans obtenir au préalable le consentement du responsable des communications et des relations publiques de l'Institut. 

L’accès aux médias sociaux en milieu de travail

Une utilisation d’Internet ou de la messagerie électronique en milieu de travail doit être faite uniquement pour des fins professionnelles. Est proscrite, toute utilisation des médias sociaux à des fins personnelles pour l’ensemble des utilisateurs de l’établissement visés par la présente sauf s’il s’agit d’un bien personnel utilisé en dehors des heures de travail. Spécifiquement, seuls les utilisateurs autorisés de l’établissement peuvent se servir des médias sociaux sur leur poste de travail et durant leurs heures de travail.

DÉFINITION DES MÉDIAS SOCIAUX (OU RÉSEAUX SOCIAUX)

Les MS se définissent comme étant toute forme d'applications, plateformes et médias virtuels en ligne visant à faciliter l'interaction, la collaboration ainsi que le partage de contenu. Les MS sur Internet incluent notamment :

  • les sites sociaux de réseautage (Facebook, MySpace, Digg, Ning, Friendster, LinkedIn, etc.);
  • les outils de communications électroniques (message texte, texto, SMS, etc.) utilisés par les appareils intelligents mobiles ou les tablettes;
  • les sites de partage de vidéos ou de photographies (Facebook, Flickr, YouTube, iTunes, etc.);
  • les sites de «micro-blogging» (Twitter, etc.);
  • les blogues, personnels ou corporatifs, hébergés par des médias traditionnels (Vidéotron, Canoë, Journal de Montréal, TVA, Radio-Canada, etc.);
  • les forums de discussion (Yahoo! Groups, Google Groups, Wave, MSN Messenger, etc.);
  • les encyclopédies en ligne (Wikipedia, etc.);
  • tout autre site Internet qui permet à des utilisateurs ou à des compagnies d'utiliser des outils de publication en ligne.

RÈGLES DE CONDUITE DANS LES MÉDIAS SOCIAUX (MS)

Les informations que l'utilisateur publie peuvent être comprises par autrui comme étant la position de l'Institut. Il est donc primordial qu'à cette occasion, l'employé s'identifie, s'exprime de façon pertinente, respectueuse et constructive envers des personnes ou une entité. Tout utilisateur des MS traitant de l'Institut est personnellement responsable du contenu qu'il publie sur ces sites ou sur toute autre plateforme de contenu. Bien que la liberté d'expression soit encouragée et constitue un droit fondamental des salariés, celle-ci doit s'exercer dans le respect des autres droits protégés par la Loi tels que, par exemple, le droit au respect de la vie privée et de la réputation d'autrui.

L'utilisateur ne doit pas divulguer des données confidentielles ou stratégiques de l'Institut sur les MS. En cas de doute, l'utilisateur doit demander l'avis de son supérieur. Rappelons qu'aucun individu ne peut créer une page (ou un groupe) en utilisant le nom et/ou le logo de l'IUCPQ, et ce, sans obtenir au préalable le consentement du responsable des communications et des relations publiques de l'Institut. 

RESPONSABILITÉ ET SANCTIONS POSSIBLES

Aucun contenu litigieux ne sera toléré dans les MS de l'IUCPQ. Constituent notamment un contenu litigieux au sens de la présente charte :

  • contenu portant atteinte aux droits fondamentaux d'autrui et notamment au droit du respect de leur vie privée et de leur réputation;
  • propos diffamatoires, désobligeants ou insolents (attaques, insultes, langage menaçant ou obscène, propos homophobe, harcèlement, chantage) ou de propagande, pouvant porter atteinte à la dignité;
  • données confidentielles;
  • matériel pornographique;
  • commentaires non liés au contenu ou discussion en question;
  • productions commerciales, publicitaires, ou pourriels (hyperliens n'étant pas liés directement au contenu publié par l'IUCPQ).

Les propos jugés litigieux par l'employeur seront retirés sans préavis, y compris le privilège de membre du groupe. S'il a des motifs raisonnables de croire à une utilisation abusive ou contraire à la présente Charte, l'employeur peut procéder à des contrôles ou des vérifications et prendre, le cas échéant, les mesures appropriées. 

RÉFÉRENCES

Politique d'utilisation des médias sociaux d'un établissement de santé et de services sociaux, AQESSS, Novembre 2011.

GestionPlus, bulletin no.198, "Quand un employé médit sur Facebook", Septembre 2011.

Les médecins et les médias sociaux : rapport du groupe de travail en éthique clinique. Collège des médecins, 19 avril 2012.

Direction générale

Communications et relations publiques, en collaboration avec la Direction des ressources humaines

Première version : 28 avril 2010

Révision : 4 novembre 2015