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Performance organisationnelle

Performance organisationnelle

Qu’est-ce que le Lean?

Le Lean est une approche d’optimisation, centrée sur la qualité et l’accessibilité des soins et des services aux usagers. Elle favorise des pratiques de gestion mobilisatrices qui sollicitent l’innovation et la créativité des équipes de travail dans l’atteinte des objectifs.

Soutenue par de la formation, elle offre une méthodologie et des outils permettant de réaliser des projets d’amélioration continue visant à améliorer nos méthodes de travail en consacrant davantage de temps aux activités à valeur ajoutée pour les usagers.


Le Lean, une expérience à partager

« Jamais je n’aurais pu espérer autant de résultats! Avec un projet réalisé à 60 %, en trois semaines d’implantation, nous avons 90 heures de gains et traité 40 patients supplémentaires tout en réduisant le stress de l’équipe! Avec le Lean, tout le monde y gagne, nos usagers et nos équipes! » - Bernard Guérin, chef du Service de réadaptation, agent Lean

« Je trouvais intéressant de participer à la réflexion Lean du Service de réadaptation. Les opinions des intervenants sont sollicitées dans la recherche de solutions. C’est motivant de nous exprimer, de prendre part aux décisions et d’avoir l’appui de la direction. Présenter notre démarche à nos collègues était un échange constructif pour consolider nos solutions. »

« Je savais qu’il y aurait du changement positif, mais jamais autant! Aujourd’hui, l’énergie est mise sur le patient, lorsque l’on se parle entre intervenants de la réadaptation, ce n’est plus pour parler de la liste d’attente mais pour discuter de l’état des usagers. C’est une dynamique beaucoup plus constructive! » - Josiane St-Pierre, ergothérapeute

 
 

« L’équipe Lean a trouvé des solutions qui ont uniformisé nos méthodes de travail et qui ont optimisé le fonctionnement du département. Avant, nous étions toujours sollicités. Il y avait toujours une priorité plus importante qu’une autre, ce qui générait des injustices. La pression et la frustration de ne pas avoir traité tous les patients étaient constantes. »

« Le nouveau système de priorisation apporte d’énormes gains de temps et la pression a énormément diminué. Nous avons déjà d’autres idées de projets, c’est important de prendre du recul pour changer les choses. » - Sofie St-Hilaire, ergothérapeute


Les intervenants et leurs équipes au cœur des solutions!

À ce jour, plus de trente intervenants ont reçu une formation d’agent Lean. Ils ont créé des équipes d’amélioration continue composées de personnel des secteurs ou des services concernés, et ce, dans le but de trouver des solutions d’optimisation.

Afin d’accroître la qualité des soins et la performance des services offert à l’IUCPQ, un programme intégré d’optimisation des processus Lean pour des grands projets organisationnels a été mis en place. Les équipes d’intervenants ont contribué à la recherche de solutions innovantes pour le mieux-être des usagers et du personnel. Plus de 60 projets touchant les secteurs clinique et administratif ont été réalisés ou sont en cours de réalisation. Voici quelques exemples:

  • Service de l’urgence - Réduction des délais moyens de séjour des patients sur civière;
  • Laboratoires d’hémodynamie et d’électrophysiologie interventionnelle - Respect de la programmation des procédures des laboratoires;
  • Lingerie - Amélioration du processus de gestion des stocks et de livraison sur les unités de soins;
  • Archives médicales - Numérisation des dossiers médicaux;
  • Réadaptation - Amélioration du processus de prise en charge de la clientèle en réadaptation;
  • Laboration régional des troubles du sommeil - Optimisation de la planification des rendez-vous et de la gestion des lits.

Quelques concepts Lean

Pour être efficace et efficiente, une organisation doit demeurer centrée sur les besoins de sa clientèle, s’assurer de l’accessibilité, de la continuité et de la sécurité de ses services en tenant compte des ressources dont elle dispose, et ce, en offrant un milieu de travail stimulant pour tous.

Qualité et performance : un duo indissociable

Une approche d’amélioration continue visant la performance au sein de l’IUCPQ est tributaire de la qualité ainsi que de la prestation des soins et des services dispensés aux usagers. C’est en s’interrogeant sur les processus qu’on améliore sans cesse la qualité et par le fait même, la performance globale de l’organisation.

  • La qualité est le moteur, une condition essentielle de la performance clinique, médicale ou administrative.
  • La performance est la courroie ayant comme principaux leviers les deux poulies que sont l’optimisation des processus et les indicateurs  qui permettent de mesurer l’efficacité.

Une équipe de gestion Lean pour consolider nos actions!

Le programme Lean d’optimisation des processus s’inscrit dans les objectifs de l’IUCPQ. Il est soutenu financièrement par le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS). L’équipe mise en place contribue à l’implantation d’une culture d’amélioration continue au sein de l’établissement en offrant l’appui nécessaire à la réalisation et au rayonnement des projets.

De gauche à droite: Philippe Perron-Bélanger, Érica Boisvert, Marc Frenette, Véronique Tremblay, Sébastien Blais, Claire Paquet et Marie-Christine Rainville-Lajoie.

M. Sébastien Blais gère, coordonne et intervient dans l’ensemble des activités Lean. MM. Marc Frenette et Philippe Perron-Bélanger, assurent un service-conseil en appuyant les responsables de projets dans la réalisation de leurs objectifs et Mme Érica Boisvert joue un rôle-conseil en matière de communications, tout en contribuant au rayonnement des activités Lean.

En appui, Mme Marie-Christine Rainville-Lajoie, de la Direction des ressources humaines, accompagne, outille et soutient les équipes en gestion du changement tout en favorisant un climat de travail sain et harmonieux. Quant à Mmes Véronique Tremblay et Claire Paquet de la Direction générale, elles collaborent dans le développement d’outils et d’extraction de données soutenant la prise de décision.


Système de gestion renouvelé

À l’été 2015, l’Institut a effectué une démarche diagnostique sur ses pratiques de gestion auprès d’une équipe de 45 cadres intermédiaires ceintures vertes ou noires Lean Six Sigma. Cette initiative, dont le président-directeur général était le promoteur, a permis une réflexion en profondeur et le développement d’un système de gestion renouvelé. 

  

       Salle de pilotage                                                             Caucus de l’équipe de soir du Service d’hygiène et salubrité

Les principaux leviers mis en place sont les suivants : 

  • agenda standardisé pour les réunions;
  • animation de la salle de pilotage stratégique et de stations visuelles tactiques et opérationnelles permettant une gestion à l’aide d’indicateurs;
  • animation de caucus à tous les niveaux de l’organisation pour favoriser la gestion de proximité et l’amélioration continue;
  • évolution des comportements et des compétences de gestion (accompagnement et coaching de chercheurs de l’Université Laval dans un programme intégré);
  • mise en place de Gemba pour développer des comportements visant à « aller voir » où la valeur se crée pour nos usagers et nos employés pour une meilleure compréhension des processus et des enjeux vécus par les équipes de travail.

Jusqu’à maintenant, on observe que : 

  • la communication est plus fluide;
  • la présence d’une plus grande sensibilité organisationnelle aux indicateurs de performance se révèle;
  • l’organisation est plus agile;
  • les employés s’impliquent davantage dans l’amélioration continue.

Fait intéressant, l’Institut a reçu le prix Coup de cœur pour son système de gestion renouvelé (parmi 40 projets présentés) dans le cadre du Rendez-vous de l’amélioration continue (rencontre provinciale) tenu à Sherbrooke en mai 2017.

Voir l'affiche de présentation du système de gestion
Voir toutes les  affiches des projets présentés

 


Vidéos et publications

Vidéos

Le LEAN à l'IUCPQ: Le service de la réadaptation améliore son accessibilité
Le LEAN à l'IUCPQ: Amélioration de la gestion des inventaires et de la livraison du linge blanc
Le LEAN à l'IUCPQ à l'écoute des usagers

Publications

Bulletin L'Institut

2017

Section Lean - L'Institut vol. 28 no 1 - avril 2017

2016

Section Lean - L'Institut vol. 27 no 4 - janvier 2017
Section Lean - L'Institut vol. 27 no 3 - novembre 2016
Section Lean - L'Institut vol. 27 no 2 - juillet 2016
Section Lean - L'Institut vol. 27 no 1 - avril 2016

2015

Section Lean - L'Institut vol. 26 no 4 - janvier 2016
Section Lean - L'Institut vol. 26 no 3 - novembre 2015
Section LeanL'Institut vol. 26 no 2 - juillet 2015
Section Lean - L'Institut vol. 26 no 1 - avril 2015

2014

Section LeanL'Institut vol. 25 no 4 - janvier 2015
Section LeanL'Institut vol. 25 no 3 - novembre 2014
Section LeanL'Institut vol. 25 no 2 - juillet 2014
Section LeanL'Institut vol. 25 no 1 - mars 2014

Affiches

Affiches de présentation de projets réalisés (projets selectionnés au Colloque Lean Santé, organisé par la communauté virtuelle de pratique en amélioration continue (CvPAC)

Précolloque 2017

Optimisation du processus de distribution à la pharmacie - Circuit du médicament
Optimisation du processus de traitement des échantillons au laboratoire d’hématologie
Optimisation de la gestion des demandes au Service des installations matérielles
Optimisation du processus de réapprovisionnement et l’utilisation du matériel de soins
Implantation d’un nouveau système de gestion  Prix « Coup de coeur du public »

Précolloque 2016

Optimisation de la trajectoire de service en médecine nucléaire lors de la réalisation d’un examen de scintigraphie myocardique
Optimisation du délai de transport des usagers du service de brancarderie
Gestion et parc centralisés de matériel de soins
Optimisation de la gestion de la lingerie et de la literie
Prise en charge des usagers de la Clinique d’insuffisance cardiaque
SCAS de la pharmacie (service centralisé d’additifs aux solutés)
3P – Salle hybride en cardiologie tertiaire

Précollloque 2015

Mise en place d'un processus de numérisation aux archives médicales Prix « Coup de coeur du public »
Amélioration de la prise en charge de la clientèle en réadaptation